Si vous êtes comme la majorité des exposants, le montage et le démontage de votre kiosque d’exposition lors d’un événement peut être l’un des aspects les plus compliqués de votre gestion d’exposition. Il existe tant de règles et de conditions qui varient selon l’endroit ou la ville, que même le déchargement de votre kiosque peut devenir complexe.
Notre premier conseil est de laisser votre fournisseur de stand d’exposition prendre soin de cette tâche pour vous. Ce dernier est un spécialiste en logistique d’événements et saura vous éviter bien des maux de tête. Il saura vous libérez de beaucoup de tracas et vous permettra d’obtenir un tel gain de temps que vous serez heureux d’avoir pris cette décision. Vous pourrez ainsi vous consacrer aux mille et une autres tâches sur votre liste.
Toutefois, présumons que vous décidez de vous en occuper vous-même.
Qu’est-ce que cela implique? Que pouvez-vous faire? Et que devriez-vous éviter?
La première étape consiste à vérifier dans le manuel de l’exposant quelles sont les restrictions syndicales locales. Chaque manuel possède une section décrivant tous les éléments qui sont de juridiction syndicale et définissant ainsi ce que vous pouvez faire vous-même lors du montage et démontage et ce qui est strictement réservé aux employés syndicaux.
Une information de base que l’on y retrouve typiquement est l’indication de qui est en charge du montage et démontage ex : le syndicat des menuisiers ou celui des décorateurs. Ceci signifie que, légalement, vous devez engager uniquement du personnel membre de ces syndicats. Cela ne signifie pas que vous ne pourrez rien toucher mais il existe des règles strictes encadrant ce qui est permis et ce qui ne l’est pas. La règle par défaut est la suivante : « Vous pouvez monter votre propre stand d’exposition si cela peut être réalisé avec votre propre personnel (ex : vos collègues), sans outils et à l’intérieur d’une heure de travail. » Ceci est très limitatif et efficace pour un kiosque portatif qui se place dans un espace de 10’x10′.
For all of the specifics on Union Labour or Right to Work, read here.
Présumons que vous n’êtes pas un petit exposant, donc pas concerné par cette exemption, après tout, c’est la raison pour laquelle vous lisez ceci.
Vous avez 3 options pour compléter votre installation :
OPTION 1
Installez votre kiosque vous-mêmes
- Autorisé si le montage est effectué avec votre propre personnel, en moins d’une heure, sans outils.
- Respecter les règles et les restrictions du lieu d’exposition.
OPTION 2
Engager le fournisseur officiel du salon
- Ces entrepreneurs sont généralement Freeman ou GES, sélectionnés par la direction du salon.
- Ce sont des professionnels avec des prix professionnels.
OPTION 3
Engager un service de montage/démontage (EAC)
- Embaucher l’entrepreneur de votre choix.
- Ces entreprises ont le personnel qualifié, les accréditations et les assurances nécessaires afin de faire votre montage et démontage dans le centre de convention.
Mais ce n’est pas tout, les autres services de bases dont vous aurez besoin sont :
Manutention des matériaux
Ce service consiste à prendre votre matériel d’exposition du quai de déchargement à l’espace réservé pour votre stand, reprendre et mettre en entreposage vos caisses vides, vous rapporter les caisses à la fin de votre événement et les charger dans les camions quittant le centre de convention. Ce service est toujours effectué via le fournisseur officiel de l’événement, aucune exception permise.
Électricité
Vous avez besoin d’électricité supplémentaire dans votre kiosque ? Aucun problème, mais ce travail est toujours effectué via les électriciens accrédités par le salon. Vous devrez remplir des formulaires de commande et envoyer un plan clair et détaillé de votre espace.
Internet
Les connexions sont généralement effectuées via le fournisseur interne.
Encore une fois, exiger des formulaires avec des plans et des points de démarcation.
Nettoyage de kiosque
Pas de surprise ici non plus, ce service est effectué par le fournisseur accrédité. Dans certains cas, votre installateur ou votre équipe sont autorisés à faire le nettoyage après installation tel que passer l’aspirateur toutefois, le nettoyage quotidien est un service qui doit être commandé.
Comme vous avez probablement compris à ce point-ci, en tant qu’exposant, vous êtes dans l’obligation de sous-contracter la plupart des services.
En savoir plus sur les services d’affichage.
Lorsque vous commencerez à faire la planification de votre prochain salon d’exposition, vous découvrirez rapidement qu’il y a plusieurs avantages, tant au niveau des coûts que de l’exécution, à demander à votre fournisseur de kiosque de prendre soin de commander, coordonner et s’assurer de la concrétisation de tous ces services.
Plusieurs de nos clients nous demandent si l’utilisation des services d’une entreprise de stands d’exposition coûtera plus cher que de faire la gestion d’exposition eux-mêmes. La réponse est « Oui, absolument ». Toutes les maisons de kiosque d’exposition factureront une majoration du coût ou un frais de gestion de projet pour la coordination des services commandés. Avant de tenter de tout faire soi-même, il est essentiel de considérer les avantages pratiques et les économies potentielles.
Si vous êtes toujours incertain de l’option à choisir, prenez le temps de considérer ceci :
- Est-ce que vous construisez votre maison vous-même? Non, vous engagez un entrepreneur général.
- Est-ce que vous réparez votre voiture vous-même? Non, vous engagez un mécanicien.
- Est-ce que vous réparez votre plomberie vous-même? Non, vous engagez un plombier.
Alors pourquoi vouloir coordonner et faire l’installation de votre stand sur mesure vous-même quand vous pouvez tout simplement vous référer à votre spécialiste en gestion de salon d’exposition.
Chez Archex, vous bénéficiez d’une équipe d’experts possédant plus de 45 ans d’expérience dans l’installation de stands lors des foires commerciales, profitez-en ! Nous nous assurerons que votre montage et démontage soit facile, efficace et rentable en termes de temps et d’argent afin de vous offrir une paix d’esprit complète.
Nous vous laissons sur cette réflexion :
Si vous pensez que ça coûte cher d’embaucher un professionnel, attendez d’engager un amateur.