Les services d’expositions en 12 étapes « faciles »

En plus de concevoir un stand, le transporter à un centre de congrès, coordonner l’installation, réserver des vols et des hôtels, nous ajoutons les services d’expositions à la longue liste de tâches pour l’organisation de votre salon d’exposition.

Le manuel de l’exposant est généralement composé de quelques centaines de pages vous expliquant ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire, où le faire, combien cela coûte, qui fait quoi, qui est responsable de quoi et plusieurs autres dizaines de sujets déroutants sans index approprié pour vous guider.

En tant que responsable des tradeshows, votre travail consiste à déchiffrer ce document biblique, découvrir ce que vous devez commander et à qui les commander.

Voici un résumé des services d’expositions les plus commandés.

Il s’agit d’un formulaire dans lequel vous donnez des renseignements sur votre carte de crédit afin de préautoriser des transactions. Il peut être nécessaire de remplir plusieurs formulaires selon la personne qui offre les services. Pour vous compliquer la tâche, vous remarquerez rapidement que souvent, les services sont fournis par plusieurs entreprises.

Ce formulaire est rempli conjointement par l’exposant et le fournisseur de stand d’exposition qui agit comme gestionnaire de salon s’il est responsable de la commande et le paiement des divers services. C’est souvent la meilleure solution.

Oui, vous devrez payer ce fournisseur, mais il connait tous les aspects des services d’exposition et simplifiera grandement votre processus tout en vous permettant d’économiser des frais sur certains services.

Ce formulaire avise le salon et l’entrepreneur désigné par ce dernier que vous embauchez une entreprise X pour installer et démonter votre stand. Sachez que ce formulaire doit habituellement être soumis 30 jours avant le premier jour d’installation. Si vous n’y voyez pas, l’organisation se réserve le droit de vous obliger à travailler avec l’entrepreneur désigné pour effectuer votre installation et naturellement vous devrez acquitté les frais reliés.

Ce formulaire est souvent négligé par les exposants, à tort.
Son utilité : informer le salon de l’arrivée et de la sortie de votre matériel.
L’organisation du salon en dépend pour :

• La planification de la réception de votre matériel.
• La manutention vers votre emplacement.
• Les renseignements pour la préparation de vos étiquettes d’expédition.
• L’expédition à la fin du salon.

Si vous commandez un tapis auprès du fournisseur officiel du salon par opposition à expédier votre propre tapis, vous devez remplir ce formulaire. Typiquement, les tarifs sont très élevés. Le seul véritable avantage est que, espérons, votre tapis sera sur le sol lorsque votre équipe d’installation arrivera avec votre matériel. Une alternative, votre fournisseur de stand d’exposition peut vous procurer votre tapis à moindres coûts.

Vous avez besoin de meubles de location pour votre kiosque d’exposition et vous souhaitez louer via le fournisseur officiel de location de meubles pour le salon. Vous n’avez qu’à consulter le catalogue des offres dans le manuel de l’exposant, faire votre sélection et soumettre le formulaire et les informations de paiement.

Si vous avez besoin d’une grande quantité de meubles, il est souvent avantageux de louer directement du fournisseur officiel ainsi vous ne payez pas pour la manutention du matériel. Toutefois, le risque est que trop souvent le mobilier est usé et la qualité ou propreté peuvent laisser à désirer.

Les trois mots les plus redoutés dans l’industrie de l’exposition : formulaire de manutention. Il est utilisé pour indiquer le poids du matériel que vous ferez livrer au centre de convention afin de déterminer les coûts de traitement, toujours calculés selon le poids.

C’est simple mais démesurément dispendieux. Le taux est calculé et arrondi par tranche de 100 lbs. Vous devrez demander à votre fournisseur de stand d’exposition le poids total de votre matériel, remplir le formulaire en fonction de ce numéro et payer à hauts frais le service. La manutention de matériel est un sujet complexe qui mériterait un article complet à lui seul.

Tous vos stands d’expositions nécessitent de l’électricité pour alimenter les lumières, l’équipement, les échantillons, recharger les appareils électroniques etc.

Vous devez donc remplir ce formulaire afin d’aviser le fournisseur de services d’électricité de la puissance dont vous aurez besoin, du nombre de prises et où elles devraient être placées dans votre espace. Ne manquez pas la date de réservation pour bénéficier de réductions.

Vous avez un plancher dans votre stand ? Qui n’en a pas. Alors vous voudrez probablement utiliser le service de nettoyage. Ce service est habituellement offert par l’équipe des installations internes du centre des congrès et est effectué pendant la nuit avant l’ouverture du salon.

Le coût est d’ordinaire facturé par pied carré, incluant les espaces de bureau fermés et ce, même s’ils ne sont pas accessibles à l’équipe de nettoyage.

De plus, vous pouvez également commander le service de ramassage de tasses et d’assiettes vides accumulées dans votre stand pendant les heures du salon.

Presque tous les salons d’expositions vous offrent l’internet câblé et le wifi.

Attention, les frais ne sont pas pour les âmes sensibles.

Le coût sera probablement plus élevé pour une seule journée de foire commerciale que votre internet à domicile pour une année entière.

L’internet câblé doit être mis en place avant que votre revêtement de sol soit installé, alors assurez-vous de communiquer avec le fournisseur au bon moment.

Quelle est la différence entre le service d’ancrage et le service d’affichage ?

Personne n’en est certain, mais il s’agit de deux services différents.

Le service d’ancrage est généralement nécessaire pour suspendre des armatures afin de soutenir l’éclairage ou de grands panneaux d’affichage.

Le coût comprend une équipe facturée à l’heure ainsi que l’équipement.

Il est fréquent que le coût soit plus élevé que prévu, nous estimons le plus précisément possible le temps d’installation, mais la réalité peut être toute autre.

La vitesse d’installation varie selon la ville et tout gestionnaire d’exposition expérimenté peut catégoriser les villes rapides et lentes.

La plupart des centres de congrès disposent d’une équipe d’affichage interne de qui vous commandez le service. Vous devrez envoyer des formulaires détaillés mais n’ayez crainte, votre gestionnaire d’exposition peut vous aider à les compléter.

Vous devrez envoyer des dessins d’assemblage, des dessins de dimensions générales incluant les poids et les points d’ancrage marqués sur un plan ainsi qu’une longue liste d’autres détails.

Les frais d’affichage sont le plus souvent un choc pour l’exposant.

Assurez-vous d’envoyer plus que le matériel nécessaire, y compris le câblage, les manilles, etc. car ces articles sont extrêmement chers lorsqu’ils sont loués auprès du fournisseur.

Comme vous pouvez imaginer, ce formulaire n’existe pas vraiment mais nous croyons qu’il devrait.

Les premières fois que vous travaillez avec un manuel d’exposition, l’ampleur des tâches peut sembler intimidante. Votre meilleure idée sera de laisser votre gestionnaire d’exposition s’occuper de tous les formulaires et approbations pour vous.

Oui, il y aura des frais mais vous serez tranquille sachant que tout a été pris en charge, à temps et avec précision.