La planification d’un salon n’est pas de tout repos.
Au moment où vous pensez avoir réglé le design du kiosque, l’expédition, les déplacements et l’hébergement… voilà que débarque le fameux Manuel des services d’exposition. Des centaines de pages, des dizaines de formulaires et assez de petits caractères pour donner mal à la tête, même aux exposants les plus expérimentés.
Pour vous aider à survivre, nous vous avons préparé un guide simple pour la gestion des services d’expositions, qui couvre tout l’essentiel pour réussir votre salon.
1. Formulaires administratifs et de paiement indispensables pour tout exposant
Avant de pouvoir commander quoi que ce soit, il faut d’abord gérer l’aspect financier.
Autorisation de paiement : Chaque fournisseur exige vos informations de paiement. Si plusieurs fournisseurs sont impliqués, vous remplirez plusieurs formulaires. Les soumettre correctement garantit que vos services d’expositions seront traités à temps.
Facturation par un tiers : Si votre fournisseur (comme Archex) gère vos commandes, la facturation passe par lui. C’est souvent l’option la plus simple, même si elle inclut une marge, car le gain de temps et la réduction du stress en valent la peine.
Astuce : Conservez tous vos formulaires de paiement en un seul endroit. Oublier une échéance peut entraîner frais ou retards. Restez à jour : la plupart des manuels incluent un calendrier avec les périodes de rabais.
2. Logistique et transport : comment acheminer votre kiosque jusqu’au plancher du salon
Le transport de votre matériel de stand est l’un des aspects les plus complexes de la logistique. Une bonne planification garantit que votre cargaison arrive à temps et que votre stand soit prêt pour l’ouverture.
Entrepôt d’avance : Expédier votre matériel à ‘’l’entrepôt d’avance’’ garantit une livraison à temps pour l’installation. Bien que plus coûteuse, cette option peut éviter des frais d’attente vs l’envoi direct au centre d’exposition. Il faut toutefois être prêt à expédier plus tôt, d’où l’importance d’une bonne planification.Envoi direct au centre d’exposition : Expédier votre matériel à la dernière minute peut réduire certains coûts, mais comporte des risques : retards de transport, attente au déchargement et main-d’œuvre inutilisée qui peut vite alourdir la facture.
Date et heure d’installation : Un créneau précis vous sera assigné pour installer votre stand d’exposition. Si ce moment tombe durant le week-end, attendez-vous à payer un supplément pour la main-d’œuvre en heures supplémentaires. Toutefois, vous pouvez souvent demander un changement en remplissant un formulaire de demande de modification.
Date de démontage : On vous assignera probablement une date et une heure pour le démontage. Une bonne planification permet de gagner du temps et d’économiser des coûts. Votre fournisseur de kiosque peut vous aider à respecter cette échéance.
Avis d’expédition : Ce formulaire informe le tradeshow de l’arrivée et du départ de votre matériel. Négliger cette étape peut entraîner un traitement forcé de votre cargaison, avec des frais supplémentaires.
Félicitations, votre matériel est arrivé au centre de congrès ! Mais ne sortez pas encore le champagne : il doit encore être acheminé jusqu’à votre emplacement.
Manutention du matériel : Facturée au poids, généralement par tranches de 100 lb, les frais de manutention sont souvent une surprise pour les exposants. Demandez toujours à votre fournisseur de kiosque les poids exacts du matériel afin d’éviter des coûts imprévus.
Astuce : Traitez la logistique de votre salon d’exposition comme un voyage en avion : plus vos formulaires et informations d’expédition sont organisés, plus l’installation de votre stand se déroulera sans accroc.
3. Installation et présentation du kiosque : tapis, mobilier et conseils de nettoyage
Avant que votre kiosque ne soit installé sur le plancher, assurez-vous qu’il soit professionnel et accueillant. Le design, le mobilier et la propreté de votre espace ont un grand impact sur l’impression que les visiteurs auront de vous.
Tapis et planchers : Vous pouvez utiliser le tapis du salon ou apporter le vôtre. Celui du salon est pratique mais souvent plus cher et de moindre qualité. Un bon revêtement crée un look professionnel. Demandez à votre fournisseur l’option idéale : tapis, vinyle, plancher imprimé ou surélevé.
Mobilier : Louer via le salon convient aux grands kiosques. Pour de petites commandes, un meilleur look et plus de variété, passez par votre fournisseur (comme Archex). Tables, chaises et comptoirs influencent la perception et l’expérience des visiteurs.
Nettoyage du kiosque : Les services de nettoyage sur place assurent un entretien quotidien pour garder votre espace propre et professionnel tout au long de l’événement.
Astuce : Un plancher bien entretenu, du mobilier attrayant et un kiosque bien organisé laissent une impression positive et durable auprès de vos visiteurs. Le mobilier de votre kiosque d’exposition reflète directement les valeurs de votre entreprise.
4. Électricité et Internet : la technologie essentielle pour votre stand d’exposition
L’électricité et Internet sont deux services incontournables pour tout exposant. Une installation adéquate garantit que vos lumières, écrans et technologies fonctionnent sans accroc pendant tout l’événement.
Alimentation électrique : Tous les stands ont besoin d’électricité pour l’éclairage, les écrans, l’équipement et les échantillons de produits. Commandez tôt pour profiter des tarifs réduits et confirmez l’emplacement des prises avant l’installation du plancher.
Internet et connectivité : Connexions filaires et Wi-Fi sont disponibles, mais coûteuses. Les frais peuvent facilement dépasser votre facture mensuelle d’Internet à la maison en une seule journée, alors planifiez en conséquence.
Astuce : Vérifiez avec votre équipe les schémas d’emplacement des prises et du réseau avant l’installation. Modifier l’électricité ou la connexion Internet après la pose du plancher peut être coûteux et prendre beaucoup de temps.
5. Ancrage et service d’affichage : éléments essentiels pour votre kiosque
Si votre stand comprend de grandes structures suspendues, vous devrez coordonner avec des équipes spécialisées d’ancrage et d’affichage. Une bonne planification garantit la sécurité et évite des coûts imprévus.
Ancrage : Nécessaire pour les structures d’éclairage, éléments lourds ou suspendus. Ce service fait appel à des équipes et équipements spécialisés pour soutenir en toute sécurité le design de votre kiosque.
Accrochage de signalisation : Généralement réalisé par les équipes internes du lieu. Nécessite des plans structuraux détaillés et des points d’ancrage clairement identifiés. Les coûts surprennent souvent les exposants débutants, d’où l’importance de planifier à l’avance.
Astuces : Lorsque le centre de congrès l’autorise, expédiez votre propre petit matériel, comme les câbles et manilles. Louer sur place peut être très coûteux, un peu comme payer le prix d’aéroport pour des bijoux.
Astuce finale : survivre à la planification d’un salon sans stress
Naviguer dans les services d’exposition demande du temps, de la patience et une attention particulière aux détails. La meilleure façon de respecter les échéances et d’éviter des erreurs coûteuses est de travailler avec un partenaire d’exposition expérimenté, qui maîtrise tous les aspects de la logistique, de la paperasse et des approbations de kiosque.
Tout ce que vous devez savoir sur la gestion d’expositions, c’est ici.
Chez Archex, nous nous occupons de tous les formulaires, envois et échéances pour vous, afin que votre équipe puisse se concentrer sur l’essentiel : attirer les visiteurs, mettre en valeur votre marque et maximiser les résultats lors de votre salon.
La liste ultime pour les services d’exposition
Le succès à un salon commence par une bonne préparation. Du design du kiosque à la logistique, restez organisé grâce à notre liste ultime pour services d’exposition, prête à être téléchargée dès maintenant.
Prêt à rendre votre prochain salon simple et couronné de succès ?
Contactez Archex dès aujourd’hui pour découvrir comment notre équipe d’experts peut gérer l’installation de votre kiosque, les services d’exposition et la logistique de A à Z.
FAQ : tout savoir sur les services d’exposition
Voici quelques-unes des questions les plus fréquentes que les exposants nous posent sur les services d’exposition, accompagnées de nos réponses claires et directes.
Q : Est-ce qu’il y a des coûts cachés à prévoir lors d’un salon ?
R : Oui. La manutention du matériel est souvent la plus grande surprise pour les exposants. Facturée au poids (généralement par tranches de 100 lb), elle couvre le transport de votre cargaison du quai de chargement à votre emplacement. Pour éviter les mauvaises surprises, demandez à votre fournisseur les poids exacts des caisses et prévoyez ce coût à l’avance.
Q : Devrais-je louer le mobilier et l’équipement auprès du salon ou de mon fournisseur de kiosque ?
R : Oui et non. La réponse dépend de vos besoins. Pour de grandes quantités, louer directement auprès du salon peut réduire les frais de manutention. Pour de plus petites commandes, votre fournisseur de kiosque (comme Archex) offre généralement plus de qualité, de variété et des coûts plus bas. Parfois, une approche hybride est idéale : les grandes commandes via le salon, les pièces spécialisées via votre partenaire d’exposition.
Q : Qu’est-ce exactement qu’un manuel des services d’exposition ?
R : Le manuel des services d’exposition est votre guide de référence pour l’événement. Il contient tous les formulaires, échéances, règles et coûts pour les services essentiels comme l’électricité, Internet, l’ancrage et le nettoyage. Le suivre attentivement permet d’éviter des échéances manquées, des frais de retard ou des ajustements coûteux à la dernière minute.
Q : Quand devrais-je commencer à planifier les services d’exposition ?
R : 3 à 6 mois, idéalement, avant le salon. Une planification précoce vous laisse le temps de soumettre les formulaires avant les échéances avec rabais, de confirmer la logistique et de coordonner les fournisseurs. Plus vous commencez tôt, moins le processus sera stressant (et coûteux).
Q : Un partenaire d’exposition, comme Archex, peut-il simplifier la planification de mon salon ?
R : Oui. Un partenaire d’exposition décharge votre équipe en s’occupant de toute la paperasse, des approbations et des échéances. Chez Archex, nous coordonnons la logistique, l’expédition, l’installation et les services sur place pour que votre kiosque soit prêt à temps, vous permettant ainsi de vous concentrer sur les visiteurs et l’atteinte de vos objectifs.
Prêt pour un salon d’exposition sans stress ? Contactez-nous dès maintenant !